Cách gửi hồ sơ xin việc qua email tạo điểm nhấn tốt cho nhà tuyển

Trong thời đại công nghệ 4.0, bạn có thể sử dụng những tiến bộ về công nghệ thông tin để giải quyết nhiều công việc trong cuộc sống mà không phải đích thân đến tận nơi. Một trong số đó là gửi hồ sơ xin việc. Có thể nói đây là phương thức thông dụng nhất hiện nay, vừa tiết kiệm thời gian và công sức cho cả bên ứng tuyển lẫn bên tuyển dụng. Nếu bạn không nắm rõ quy trình, cách gửi hồ sơ xin việc qua email thì rất dễ bị loại luôn từ vòng “gửi xe”. Hãy tham khảo những bí quyết dưới đây để có một email xuất sắc nhất, ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng:

Những phần không thể thiếu của bộ hồ sơ xin việc qua email

Điều đầu tiên trước khi ứng tuyển vào bất cứ của công ty, doanh nghiệp nào bạn cũng phải tìm hiểu trước tất cả thông tin của nhà tuyển dụng. Càng tìm hiểu kĩ bao nhiêu thì khi viết hồ sơ xin việc bạn sẽ càng có lợi thế để gây ấn tượng với họ. Các thông tin cần tìm hiểu bao gồm hoạt động chủ yếu của công ty, môi trường cũng như con người ở đó… bằng cách tra cứu trên các công cụ tìm kiếm, hỏi người quen, bạn bè.

Cách gửi hồ sơ xin việc qua email cần có đầy đủ các phần sau: CV xin việc, đơn xin việc, hình ảnh cá nhân, các loại bằng cấp, chứng chỉ của bản thân, các sản phẩm nổi bật của cá nhân.

CV xin việc

Để nói về phần quan trọng nhất của một bộ hồ sơ xin việc thì đó chính là CV xin việc. Ở đây có rất nhiều thông tin mà nhà tuyển dụng quan tâm. Nếu thiếu phần này thì hồ sơ xin việc đó coi như là bỏ, bị đánh trượt.

Ở một CV xin việc bạn cần trình bày đầy đủ các phần sau: thông ti bản thân, các kỹ năng, mục tiêu nghề nghiệp, trình độ học vấn, các kinh nghiệm đã tích lũy, sở thích – sở trường. Để tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng thì khi thiết kế CV bạn cần có những bí quyết sau:

  • Tạo điểm nhấn cho Cv bằng cách chọn lọc những kỹ năng nổi trội khiến bạn tự tin và thực hiện tốt nhất, phù hợp với công việc sắp tới đưa vào.
  • Cần liệt kê những thành tích bạn đã đạt được trước đó cho công ty thấy bạn có đủ bản lĩnh, sự tự tin và kinh nghiệm làm việc. Chỉ đưa vào những thành tích nổi bật nhất để tránh làm lan man, dài dòng.
  • Bạn nên trình bày rõ mục tiêu nghề nghiệp bạn muốn hướng tới trong tương lai. Hãy viết về những mục tiêu mang tính chiến lược, dài hạn.
Mẫu CV xin việc cho các ứng viên
Mẫu CV xin việc cho các ứng viên

Đây chính là cách bạn tạo sự thiện cảm đầu tiên của người tuyển dụng đối với chính mình, từ đó hồ sơ của bạn sẽ để lại dấu ấn riêng khiến cho người khác phải nhớ tới giữa hàng ngàn bộ hồ sơ nộp cùng thời điểm. Từ đó cơ hội được vào vòng trong sẽ cao hơn. Lưu ý không nên gửi CV ở dạng Word vì thường sẽ bị lỗi font chữ trong quá trình gửi. Hãy chuyển sang dạng PDF, dung lượng 1 – 2 Mb là hợp lí.

Đơn xin việc

Sau khi nắm bắt được các thông tin cơ bản của nhà tuyển dụng, nếu thấy mình phù hợp với công việc đó bạn có thể nộp đơn xin việc. Theo nhiều kinh nghiệm được chia sẻ thì với mỗi một vị trí làm việc khác nhau sẽ có một mẫu đơn xin việc khác nhau. Không nên sử dụng một đơn xin việc gửi đến nhiều quá nhiều chỗ.

Khi bạn sử dụng cách gửi hồ sơ xin việc bằng email thì nên chuyển đơn xin việc sang dạng file PDF và để ở dạng đính kèm. Hầu hết các hệ thống sẽ hạn chế bộ nhớ, vì vậy đơn xin việc không được trình bày quá dài dòng, chỉ khoảng 500 kí tự đổ lại. Nên chọn lọc những thông tin chính, thông tin cần thiết để gửi.

Đơn xin việc cũng rất quan trọng, nó bổ trợ, tăng tính thuyết phục hơn với nhà tuyển dụng. Trong đơn xin việc bạn cần nêu rõ mong muốn sẽ được cống hiến cho sự phát triển chung của công ty, doanh nghiệp. Và bạn cũng cần thêm vào đó mong muốn của bản thân đối với công việc, lộ trình thăng tiến. Còn về mức lương thì không nên viết vào đây mà nên gặp trực tiếp qua vòng phỏng vấn nếu bạn không muốn mất điểm.

Hình ảnh cá nhân

Hình ảnh cá nhân cũng là một trong những phần được yêu cầu có trong hồ sơ xin việc. Ảnh cá nhân cần phải đáp ứng được các yếu tố sau:

  • Ảnh nhìn rõ mặt, sắc nét, có thể chỉnh sửa nhưng không thể photoshop quá đà.
  • Độ phân giải tốt.
  • Ảnh có nội dung và bố cục phù hợp, lịch sự.
  • Một số công việc liên quan đến marketing, thiết kế đồ họa hay nhân viên sáng tạo có thể sử dụng những hình ảnh được chỉnh sửa lại để tạo ấn tượng về công việc nhưng chỉ trong một giới hạn nhất định.
Cung cấp ảnh chân dung rõ nét trong hồ sơ xin việc
Cung cấp ảnh chân dung rõ nét trong hồ sơ xin việc

Bằng cấp, chứng chỉ

Bằng cấp, chứng chỉ bạn gửi cùng với hồ sơ xin việc giúp nhà tuyển dụng đánh giá một cách khách quan nhất trình độ học vấn của bạn. Không cần trình bày điều này quá nhiều vào trong CV xin việc, hãy chụp ảnh lại các chứng chỉ, bằng cấp này rồi nén vào thành một file gửi đi.

Các sản phẩm nổi bật của cá nhân (nếu có)

Một số ngành nghề đặc thù như thiết kế đồ họa, content, nhân viên marketing,… nhà tuyển dụng cần đánh giá khả năng các ứng viên qua những sản phẩm mà họ từng hoàn thiện. Nhờ đó mà nhà tuyển dụng biết được trình độ cũng như các kinh nghiệm của ứng viên đã phù hợp với yêu cầu đưa ra trước đó hay chưa.

Hãy chọn những sản phẩm tiêu biểu nhất, được đánh giá cao nhất mà bạn từng thiết kế. Nếu thiết kế của bạn thực sự tốt sẽ ghi điểm ngay lập tức trong mắt đối phương, từ đó tạo ấn tượng tốt trong rất nhiều hồ sơ ứng tuyển đang cạnh tranh rất gắt gao với bạn. Chúng ta phải tận dùng từng chút lợi thế một, có như vậy mới bước gần hơn đến công việc mơ ước.

>>>Xem thêm

  • Ví dụ về điểm mạnh yếu của bản thân
  • Mẫu CV cho người có kinh nghiệm

Cách gửi hồ sơ xin việc qua email

Tiêu đề email xin việc cần đáp ứng tiêu chí rõ ràng, đầy đủ

Một form tiêu đề email chung mà hầu hết mọi người có thể sử dụng được đó là ” ỨNG TUYỂN VỊ TRÍ… – (HỌ TÊN NGƯỜI ỨNG TUYỂN) “. Đây là một trong những điều cần biết về cách gửi hồ sơ xin việc qua email. Như chúng ta đều biết thời đại công nghệ số chúng ta gặp rất nhiều phiền toái về những email rác quảng cáo khiến những người nhận bực mình. Vậy nên ngay phần tiêu đề cần nói lên được nội dung chính của email đó là ứng tuyển công việc. Như vậy người nhận sẽ có được sự phân loại ngay lập tức. Hãy viết in hoa tiêu đề này để có sự nổi bật, dễ nhìn thấy nếu không muốn thư của bạn lẫn trong hàng dài những email spam.

Tiêu đề email xin việc cần có thông tin về vị trí ứng tuyển và tên ứng viên được viết in hoa nổi bật
Tiêu đề email xin việc cần có thông tin về vị trí ứng tuyển và tên ứng viên được viết in hoa nổi bật

Sử dụng các địa chỉ email cá nhân có tên nghiêm túc, lịch sự

Cách gửi hồ sơ xin việc qua email đó là bạn cần có một email cá nhân riêng. Địa chỉ email này cần đặt tên một cách nghiêm túc, không dùng những email quá trẻ con như “beyeu<3”, hay “cobengocnghech”… Nhà tuyển dụng chắc chắn sẽ có sự đánh giá về cái tên đó dường như là một sự trêu đùa. Đôi khi bạn mất đi cơ hội làm việc cũng chính vì một lý do lãng xẹt như vậy. Tốt nhất nên sử dụng cả họ cả tên mình để làm tên email.

Nội dung email cần thể hiện được đầy đủ các nội dung

Không nên gửi một bản email toàn là những tệp đính kèm mà không bao gồm nội dung gì trong đó. Bạn có thể đưa một số thông tin ở phần đơn xin việc vào để người đọc nắm được một phần về bạn truớc khi kích vào các tệp khác trong đó. Tiếp theo nội dung của hồ sơ xin việc chuyên nghiệp phải nêu rõ được bạn là ai, vị trí mong muốn ứng tuyển, khả năng của bản thân như thế nào, sự phù hợp với vị trí đó, và cách bạn sẽ làm để hoàn thành tốt công việc được giao…

  • Mở đầu email sẽ là lời chào: “Kính gửi… (người nhận)”. Nếu bạn biết rõ tên, chức vị của người nhận thì cũng nên nêu rõ ở phần này. Đây là một cách tạo thiện cảm đầu tiên đối với nhà tuyển dụng hơn so với khi bạn viết chung chung.
  • Phần giới thiệu sẽ bao gồm các thông tin cá nhân như họ và tên (viết in hoa), ngày tháng năm sinh, địa chỉ hiện tại, số điện thoại liên lạc. Thêm 2 – 3 câu ngắn gọn, xúc tích trình bày từ đâu mà bạn biết đến thông tin tuyển dụng của quý công ty, doanh nghiệp.
  • Nêu mục đích, mong muốn và quyết tâm của bản thân. Để được nhận định về sử chuyên nghiệp của mình, ứng viên cần trình bày một cách có hàm súc và thật ấn tượng. Hãy thu hút nhà tuyển dụng bằng những kinh nghiệm, thành tích xuất sắc của bản thân.
  • Cuối email là sự khẳng định lại một lần nữa quyết tâm của ứng viên và mong muốn được tham gia vòng phỏng vấn trực tiếp hoặc nhận được phản hổi mail trong thời gian sớm nhất. Đừng quên dành một lời cảm ơn chân thành nhất đến nhà tuyển dụng đã đọc email.
Nội dung email xin việc không được bỏ trống
Nội dung email xin việc không được bỏ trống

Không quên đình kèm các file đã được chuẩn bị sẵn

Như đã trình bày ở trên thì ứng viên cần chuẩn bị đơn xin việc, CV xin việc, ảnh cá nhân, sản phẩm của bản thân. Các phần này đều được trình bày dưới dạng file đính kèm. Nên chuyển sang file dạng PDF để tránh lỗi Word khi gửi sang máy khác. Với các file ảnh thì nên scan cẩn thận, lưu PDF rõ ràng, sắc nét để thể hiện sự chỉn chu trong từng thứ nhỏ nhặt nhất. Nếu có nhiều file bạn nên dụng dạng nén ZIP thay vì RAR.

Chữ ký cuối email

Một chữ kĩ vào cuối email để báo hiệu sự kết thúc về nội dung. Bạn có thể thiết kế chữ ký email riêng cho mình khẳng định phong cách cá nhân. Chữ kí này cần có một số thông tin để nhà tuyển dụng có thể liên lạc lại khi cần thiết (dĩ nhiên là điều này vẫn phải có trong phần đơn xin việc, nội dung email bên trên). C

Soát lại một lần cuối các lỗi chính tả, câu cú, ngữ pháp hoặc nhờ những người có nhiêu kinh nghiệm kiểm tra lại giúp mình. Việc của bạn còn lại chính là chờ đợi nhà tuyển dụng đọc phản hồi lại. Nếu thời gian chờ đợi phản hồi quá lâu, ứng viên nên chủ động liên lạc với người tuyển dụng để chắc chắn rằng email của bạn không bị bỏ sót. Chữ kĩ cần có tính nghiêm túc thể hiện sự chuyên nghiệp.

Những lưu ý bạn cần biết khi gửi hồ sơ xin việc

Một số điều bạn cần lưu ý trong cách gửi hồ sơ xin việc qua email đó là:

  • Có thể gắn thêm các đường link liên quan đến công việc như blog cá nhân, hồ sơ cá nhân trực tuyến của ứng viên để nhà tuyển dụng có thể trực tiếp vào tìm hiểu thêm thông tin của bạn. Từ đó có những cơ sở đánh giá sự phù hợp đối với công việc.
  • Đảm bảo là bạn dùng email cá nhân chứ không phải của một tổ chức, hay công ty cũ. Vì nhiều bạn rất hay có sự nhầm lẫn đáng tiếc này.
  • Tham khảo nhiều mẫu email xin việc khác nhau để có sự lựa chọn tối ưu nhất.
  • Kiểm tra xem email đã gửi cho đúng người, đúng địa chỉ cần đến chưa.
  • Các tệp đính kèm cũng cần được lưu với tên rõ ràng có với đầy các thông tin ngắn gọn theo công thức: ” (tên file) _(tên ứng viên) “. Ví dụ ” CVXINVIEC_NGUYENTHITHUHA”, “DONXINVIEC_NGUYENTHITHUHA”,…

Trên đây là chia sẻ của chúng tôi về cách gửi hồ sơ xin việc qua email được đúc kết từ những ứng viên giàu kinh nghiệm và luôn thành công trong lần đầu tiên gửi. Hy vọng những điều này sẽ giúp ích cho bạn để tìm được một công việc mới tốt hơn.