Cách tạo bảng chấm công trên Excel chi tiết nhất

Chấm công, tính toán trong bảng chấm công là công việc diễn ra hằng ngày của các doanh nghiệp. Đa số người mới thường không biết thiết lập như thế nào để thuận tiện trong tính toán. Bài viết sau sẽ Hướng dẫn cách làm bảng chấm công và tính lương mẫu trên excel, thiết lập bố cục chấm công chuẩn, hàm phổ biến được sử dụng,….giúp HR thực hiện nghiệp vụ chấm công dễ dàng, đơn giản. Hãy cùng theo dõi mẫu bảng chấm công nhân viên trong bài viết dưới đây.

1. Bảng chấm công là gì?

Bảng chấm công là mẫu bảng biểu mà các cơ quan, các doanh nghiệp dùng để theo dõi ngày công thực tế của từng cá nhân , nghỉ việc, nghỉ hưởng chế độ BHXH trong tổ chức (Bao gồm nhóm nhân viên dang làm việc, nhóm nhân viên đa nghỉ hoặc nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội trong tháng).

Đối với phòng nhân sự, Căn cứ vào dữ liệu trong bảng chấm công có thể đánh giá được sự chuyên cần, tích cực, hiệu quả công việc của từng cá nhân. Đối với kế toán, Bảng chấm công cung cấp số liệu thực tế để tiến hành tính lương và trả lương một cách đơn giản.

Bảng chấm công tự động hằng ngày trên excel được sử dụng tương đối rộng rãi. Phần bên dưới MISA AMIS sẽ chia sẻ cho anh chị một số mẫu bảng chấm công excel khoa học và dễ sử dụng. Từ bảng chấm công đó ban lãnh đạo, Ban hành chính nhân sự có thể theo dõi cụ thể số ngày đi làm của công nhiên viên. Số liệu minh bạch, rõ ràng và công bằng đối với tất cả nhân viên.

Tìm hiểu khái niệm bảng chấm công
Tìm hiểu khái niệm bảng chấm công

2. 3 Phương pháp chấm công phổ biến hiện nay

Có tất cả 3 phương pháp chấm công hiện nay. Tùy vào trình độ kế toán và yêu cầu doanh nghiệp mà các kế toán sẽ chọn phương pháp chấm công phù hợp nhất:

  • Chấm công hằng ngày: Đây là hình thức chấm công cố định đối với các nhân viên là fulltime. Thông thường, nhân viên sẽ thực hiện chấm công khi bắt đầu ca làm việc (buổi sáng) và sau khi kết thúc ca làm việc (buổi chiều). Ngày công sẽ được tính và đánh dấu theo ký hiệu đã quy ước trong bảng chấm công. Chấm công theo ngày có 2 trường hợp sau:
    • Trường hợp 1: Người lao động làm 2 công việc và 2 công việc đó có thời gian chênh lệch nhau. Suy ra, phần chấm công sẽ được đánh dấu theo ký hiệu của công việc chiếm nhiều thời gian hơn.
    • Trường hợp 2: Người lao động làm 2 công việc và 2 công việc có thời gian bằng nhau thì ký hiệu công trong bảng chấm công sẽ được đánh dấu theo ký hiệu của công việc diễn ra trước.
  • Chấm công theo giờ (chấm công theo ca): Đây là hình thức chấm công linh hoạt với các nhân viên làm partime. Người lao động sẽ được chấm công theo giờ bằng excel và số giờ làm việc sẽ được ghi ngay bên cạnh.
  • Chấm công nghỉ bù: Chấm công nghỉ bù áp dụng người lao động làm thêm giờ nhưng lại không được thanh toán lương làm thêm. Thay vào đó, Người lao động được phép nghỉ bù và thu nhập của người lao động vẫn được cộng theo đúng thời gian đã làm tăng lên.

3. Hướng dẫn làm bảng chấm công cá nhân trong excel

3.1 Tìm hiểu bố cục bảng chấm công

Khi tạo bảng chấm công tự động trong excel cho từng cá nhân trong công ty anh chị cần hình dung trước xem File chấm công sẽ gồm những phần gì? File chấm công excel sẽ gồm bao nhiêu sheet? Nội dung mỗi sheet là gì?…

Về cơ bản, file excel chấm công bao gồm tối thiểu 13 sheet. Trong đó, 1 sheet là danh sách nhân viên của các bộ phận và 12 sheet còn lại tương ứng với 12 tháng trong năm.

Lưu ý: Mỗi tháng có số ngày đi làm, ngày nghỉ và ngày lễ khác nhau. Do vậy, HR không nên copy các tháng mà không chỉnh sửa. Tránh tỷ lệ nhầm lẫn ngày công xảy ra.

3.2 Tạo danh sách nhân viên trong công ty

Nội dung sheet danh sách nhân viên sẽ bao gồm:

  • Tên nhân viên.
  • Mã nhân viên.

Ngoài ra, thông tin nhân viên cũng cần cập nhật các thông tin như: ngày sinh, quê quán, CCCD, ngày bắt đầu làm việc,….

Sheet này tạo khá đơn giản nên anh chị có thể thực hiện nhanh chóng. Khi tạo sheet, anh chị nhớ chừa ra 2 – 3 dòng trên cùng để tạo liên kết với các sheet có liên quan và cách ra 1 cột để dự phòng.

Anh chị có thể sử dụng cách tạo ngày – tháng – năm nhanh chóng như sau:

Từ Cột E (ngày sinh) -> bôi đen tất cả -> Sử dụng Format Cell/Number/Custom/chọn dd-mm-yy như hình mô tả bên dưới.

Mục đích của thao tác này là để ngày sinh sẽ ở định dạng xx/xx/xxxx.

Danh sách nhân viên trong công ty ở file chấm công
Danh sách nhân viên trong bảng chấm công

3.3 Tạo sheet chấm công tháng đầu tiên

Về cơ bản, Nội dung sheet bao gồm những thông tin như sau: Tiêu đề (bảng chấm công), Tháng chấm công, Bộ phận chấm công, Mã nhân viên, Tên nhân viên, Số ngày trong tháng, Tỏng ngày công, ghi chú, ký hiệu….

Các tháng khác làm tương tự hoặc có thể “nhân đôi” tháng đầu tiên. Sau đó, anh chị chỉnh sửa ngày tháng và đổi tên sheet là có thể sử dụng.

Ví dụ minh họa về khung bảng chấm công excel
Ví dụ minh họa về khung bảng chấm công excel

Sau khi tạo xong, anh chị cần tùy chỉnh độ rộng, chiều dài để gọn và dễ nhìn, in đậm, in nghiêng nếu cần thiết. Cách co độ rộng đơn giản như sau: Bôi đen các cột ngày trong tháng” -> “Kéo dãn cột đến kích thước phù hợp”.

Ví dụ: Trong ảnh là CHỌN CỘT E đến AM -> co độ rộng ở cột E khoảng 30 pixels.

Tham khảo mẫu bảng chấm công bằng excel
Tham khảo cách co độ rộng, độ dài

3.4 Tạo ngày tháng trong bảng chấm công trong file excel

Để xác định được ngày tháng trong bảng chấm công, đầu tiên anh chị phải xác định năm chấm công.

Ví dụ, trong cột D1, để xác định ngày tháng năm của 2014 thì anh chị sử dụng hàm =date($D$1;1;1) để xác định ngày tháng chấm công.

Hàm DATE được sử dụng để xác định chính xác ngày tháng dựa trên giá trị. Thay vì nhập ngày tháng một cách thủ công, hãy sử dụng hàm này để tránh sai sót, trùng ngày hoặc thiếu ngày.

Tạo ngày tháng trong bảng chấm công
Tạo ngày tháng trong bảng chấm công

Sau khi nhập hàm xong, tại ô B4: chọn Format Cell / Custom / Nhập giá trị [“tháng “mm” năm “yyyy] vào ô Type bên phải, sau đó nhấn OK.

    • Tại ô ngày 1 (ô E9), anh chị nhập =b4 để xác định ngày đầu tiên trong tháng.
    • Tại ô F9, anh chị nhập =e9+1 (ngày tiếp theo trong tháng)

Sau đó, anh chị chỉ việc copy công thức ở ô F9 sang các ô bên cạnh, cho đến ô ngày thứ 31 (ô AI9). Thao tác copy có thể thực hiện thông qua 2 cách sau:

    • Cách 1: Bôi đen từ ô F9 đến ô AI9, bấm tổ hợp phím Ctrl + R
    • Cách 2: Click chuột vào ô F9, giữ chuột tại vị trí dấu chấm đen trong ô để con trỏ chuột trở thành dấu +, sau đó kéo chuột tới ô AI9 rồi thả ra

Bôi đen từ ô E9 đến ô AI9, sau đó chọn Format cells / Custom. Trong mục Type anh chị gõ chữ “dd” rồi bấm OK (chỉ hiện thị số ngày)

  • Để tạo hàm Weekend, hãy làm như sau:

Tại vị trí ô E10: nhập hàm =CHOOSE(WEEKDAY(E9);”Chủ nhật”;”T. hai”;”T. ba”;”T. tư”;”T. năm”;”T. sáu”;”T. bảy”)

Tạo hàm weekend trong mẫu bảng chấm công bằng excel
Các bước tạo hàm Weekend

Trong đó:

  • WEEKDAY(E9): Lấy giá trị ngày trong tuần của ô E9. Nếu nội dung trong hàm WEEKDAY không quy định về thứ tự ngày trong tuần thì sẽ tự trả về theo thứ tự Chủ nhật, thứ hai, thứ 3… thứ 7 (CN là ngày bắt đầu, kết thúc là ngày thứ 7), và trả về giá trị từ 1 đến 8.
  • Choose: Hàm chọn giá trị trả về. Giá trị đầu tiên trong hàm là giá trị được chọn để lấy căn cứ xác định. Các giá trị tiếp theo là nội dung được trả về, tương ứng theo giá trị đầu tiên đã chọn.

Theo bảng trên, ngày 01/01/2014 khi dùng hàm WEEKDAY sẽ trả về giá trị là 4, khi dùng hàm CHOOSE với thứ tự tương ứng là Chủ nhật, thứ hai, thứ ba… thứ bảy thì giá trị 4 sẽ tương ứng với thứ tư. Do hàm WEEKDAY không tự trả về thứ theo Tiếng Việt, nên ta phải kết hợp với hàm choose để có được nội dung là thứ mấy trong tuần

Sau đó, chỉ cần copy công thức tại ô E10 để paste sang các ô kế tiếp bên phải, cho tới ô AI10 (ngày thứ 31)

Cụ thể, hãy theo dõi bảng sau:

Tạo thứ trong bảng chấm công
Tạo thứ trong bảng chấm công

3.5 Tạo các ký hiệu chấm công trong file excel

Ký hiệu chấm công giúp anh chị có một quy định chung dễ hiểu, dễ nhìn về các tình trạng của nhân viên trong bảng chấm công (ngày đi làm, ngày nghỉ phép, ngày nghỉ không phép,…)

Một ví dụ về ký hiệu trong bảng công
Ký hiệu chấm công cơ bản thường gặp

Một số ký hiệu chấm công cơ bản:

Ký hiệu Ý nghĩa X Ngày công thực tế tính theo đơ vị 8 tiếng. Nếu ít hơn 8 tiếng thì ghi rõ số giờ. P Nghỉ phép có hưởng lương. L Nghỉ lễ có hưởng lương. TC Tăng ca ngày bình thường tính theo đơn vị 8 tiếng. Nếu ít hơn 8 tiếng thì ghi rõ số giờ. TCL Tăng ca lễ tính theo đơn vị 8 tiếng. Nếu ít hơn 8 tiếng thì ghi rõ số giờ. NB Nghỉ bù có hưởng lương. V Nửa ngày công. Ô Nghỉ ốm. Nghỉ con ốm. TS Nghỉ thai sản. T Nghỉ tai nạn. K Nghỉ không hưởng lương.

Ngoài ra, tùy theo đặc điểm của doanh nghiệp, anh chị có thể sử dụng, bổ sung thêm các ký hiệu chấm công cho phù hợp.

3.6 Tạo các hàm chấm công tự động trong file excel

Trong cột ngày công thực tế (cột AJ), tại ô AJ11, sử dụng hàm sau: =COUNTIF($E11:$AI11;$G$34)

Ý nghĩa của hàm: Đếm số lần xuất hiện giá trị tại ô G34, trong khoảng từ E11 đến AI11. Giá trị tại ô G34 chính là ký hiệu chấm công của những ngày công ddue, từ E11 đến AI11 là số ngày công trong tháng của người đầu tiên. anh chị cần cố định cột E và AI để khi copy công thức không ảnh hưởng đến vùng chấm công.

Tương tự với các cột khác, các anh chị đặt công thức như sau:

  • Tại ô AK11 (Làm nửa công) = countif($E11:$AI11;$G$35)
  • Tại ô AL11 (Nghỉ có hưởng lương) = countif($E11:$AI11;$G$36)
  • Tại ô AM11 (nghỉ không hưởng lương) = countif($E11:$AI11;$G$37)
  • Tại ô AN11 ( nghỉ ốm đau, thai sản) = countif($E11:$AI11;$G$38)

Tổng số công sẽ tính tùy theo yêu cầu tính công của đơn vị.

Ví dụ: Tổng ngày công = Ngày công thực tế + Nửa công x 0,5 + Nghỉ có hưởng lương + Ốm đau, thai sản

AO11 = AJ11+AK11*0,5+AL11+AN11

Sau khi đặt công thức xong, anh chị copy công thức và áp dụng tương tự cho các nhân viên khác:

Bảng chấm công hoàn thiện
Mẫu bảng chấm công bằng excel hoàn thiện

>>> Xem thêm:

  • Top 36 nghiệp vụ cần biết giúp quy trình chấm công – tính lương hiệu quả
  • Lương 3P là gì? 5 bước triển khai hệ thống lương 3P hiệu quả cho doanh nghiệp
  • Tải miễn phí: Mẫu bảng lương nhân viên mới nhất

Trên đây là phần hướng dẫn làm bảng chấm công chi tiết mà MISA AMIS muốn gửi tới anh chị. Hy vọng rằng anh chị có thể thực hiện lập bảng chấm công cho riêng doanh nghiệp của mình thông qua bài viết. Ngoài việc hướng dẫn làm bảng chấm công, MISA AMIS xin được gửi tới anh chị mẫu bảng chấm công từng cá nhân trong doanh nghiệp mới nhất để anh chị tham khảo.

4. 8 Mẫu bảng chấm công miễn phí cập nhật mới nhất

4.1 Mẫu bảng chấm động bằng excel

Thông thường, các doanh nghiệp sẽ tự tạo bảng chấm công theo tháng trình. Doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu bên dưới để trang bị cho mình bảng chấm công tự động, khoa học và dễ sử dụng sau:

Mẫu bảng chấm công
Mẫu bảng chấm công tự động bằng excel có giờ tăng ca mới nhất

4.2 Mẫu Bảng chấm công hàng ngày

Đây là mẫu chấm công hàng ngày phổ biến. Ai có nhu cầu có thể tham khảo các trình bày trong excel hoặc tải về và điền thông tin một cách nhanh chóng.

Mẫu bảng chấm công excel tự động hằng ngày
Mẫu bảng chấm công excel tự động hằng ngày

4.3 Mẫu bảng chấm công sản xuất

Chấm công cho công nhân sản xuất cực kỳ phức tạp do chia nhiều ca kíp, công nhân thường xuyên tăng ca. Tham khảo mẫu sau và tải về sử dụng để tiết kiệm thời gian.

Mẫu bảng chấm công sản xuất
Mẫu bảng chấm công sản xuất tự động

4.4 Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ

Các nhân viên bộ phận hành chính của doanh nghiệp có thể mẫu bảng sau:

Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ
Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ theo thông tư 133

4.5 Mẫu Bảng chấm công theo tuần

Nhằm hạn chế bất hòa giữa doanh nghiệp và nhân viên, Cán bộ hành chính có thể xác nhân công theo hàng tuần để xác thực chấm công.

Mẫu bảng chấm công theo tuần
Mẫu bảng chấm công theo tuần

4.6 Mẫu bảng chấm công theo ca

Dưới đây là mẫu bảng chấm công tự động doanh nghiệp có thể tham khảo.

Mẫu bảng chấm công theo ca
Mẫu bảng chấm công 3 ca 4 kíp

5. Giải pháp chấm công hiệu quả thay thế bảng chấm công Excel

AMIS Chấm công là một trong bộ phần mềm quản trị nguồn nhân lực toàn diện AMIS HRM của MISA với nhiều tính năng hiện đại giúp giải quyết khó khăn trong công tác chấm công, tính lương ở doanh nghiệp.

Trong quá trình chấm công, tính lương, bộ phận HR thường gặp phải rất nhiều khó khăn như:

  • Doanh nghiệp quá nhiều chi nhánh, mỗi cơ sở đặt ở một địa điểm khác nhau, vấn đề đặt ra là phải làm sao để có thể tổng hợp dữ liệu công mà không tốn thời gian, đảm bảo tính chính xác.
  • Với những doanh nghiệp có phân chia làm việc theo ca, kíp thì làm sao để thiết lập chấm công và lấy dữ liệu công nhanh chóng, chính xác?
  • Nhân viên có thắc mắc về thời gian làm việc thì cần gặp ai và phản hồi với ai để đảm bảo quyền lợi cho bản thân họ?

Đây có lẽ là những khó khăn mà hầu hết doanh nghiệp nào cũng từng gặp phải, khiến bộ phận nhân sự gặp rất nhiều khó khăn, nhân viên cũng không được giải quyết những thắc mắc một cách nhanh chóng, chính xác. Phần mềm chấm công của MISA – AMIS Chấm Công giúp HR thuận tiện xử lý các nghiệp vụ chấm công trên cùng một hệ thống. Các thao tác lặp lại như: cập nhật công hàng ngày, tổng hợp công và báo cáo chấm công được tự động hóa bởi phần mềm. Từ đó, HR có thể TỐI ƯU 50% THỜI GIAN LÀM VIỆC và tập trung quản trị.

Một số tính năng nổi bật của AMIS Chấm công:

  • Dễ dàng kết nối với nhiều thiết bị chấm công khác nhau như: chấm công vân tay, chấm công khuôn mặt, chấm công bằng thẻ từ,…
  • Tự động cập nhật tình hình chuyên cần hàng ngày.
  • Cho phép thiết lập hệ số công khác nhau và tự động tổng hợp công chính xác.
  • Trích xuất báo cáo nhanh chóng, tức thời, giúp nhà quản lý dễ dàng tra cứu và nắm bắt được các biến động về tình hình đi làm/nghỉ phép của nhân sự.
  • Nhân viên được trực tiếp phản hồi thắc mắc, HR xử lý tập trung trên một phần mềm.
  • Khả năng kết nối dữ liệu với các ứng dụng khác như: phần mềm tính lương, phần mềm nhân viên, phần mềm quản lý thông tin nhân sự, bộ giải pháp phúc lợi nhân sự…
Demo một tính năng chấm công trên phần mềm
Demo một tính năng chấm công trên phần mềm

Trống Đồng Palace – đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu khu vực phía Bắc với quy mô hơn 1000 nhân sự cũng đã sử dụng AMIS Chấm Công và nhận thấy những hiệu quả tuyệt vời trong công tác quản trị nhân sự, còn doanh nghiệp của bạn thì sao?

Đăng ký trải nghiệm miễn phí MISA AMIS Chấm công để tối ưu năng suất

CTA dung thu mien phi

MISA AMIS chấm công phát triển các phần mềm phù hợp với mọi quy mô và đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như: sản xuất, thương mại, dịch vụ, xây lắp…

Trên đây là các mẫu bảng chấm công excel thường gặp ở doanh nghiệp. Thông qua bài viết này, MISA AMIS hi vọng đã hiểu rõ hơn về bảng chấm công tự động trên excel và biết thêm nhiều mẫu bảng mới. Từ đó, anh chị có thể tìm được mẫu bảng chấm công phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.

6,469